Backoffice-Tag als Entwicklungsraum

Wir treffen uns bei Goldpark immer wieder in so genannten „Entwicklungsräumen“. Das sind Zeiten, die wir uns nehmen, um Fragen rund um Change & Führung zu diskutieren, spannende Projekte miteinander zu teilen und zu prüfen inwiefern Veränderungen in der Welt unserer Kunden auch uns verändern sollten. Aber wir arbeiten in Entwicklungsräumen auch gemeinsam an ganz „internen“ Themen! Und so haben wir uns vor einigen Wochen Zeit genommen um unser „Backoffice“ weiterzudenken.

Bereits vorher wurde eine kleine Befragung konzipiert, die allen Goldpark-BeraterInnen die Möglichkeit gab, sich dazu zu äußern, was ihnen rund um das Backoffice wichtig ist, um eine erste Ideensammlung zu erhalten. Die Ergebnisse unserer Umfrage wurden dann als Startpunkt für den Workshop genutzt. Auf dieser Grundlage entstand eine lebhafte Diskussion dazu, was es bei Goldpark im Backoffice braucht. Darauf aufbauend war der Weg nicht mehr weit, um ein eigenes Selbstverständnis für das Backoffice zu entwickeln im Sinne von: Das ist unsere Aufgabe bei Goldpark! So sehen wir uns selbst! Das leisten wir! In einem nächsten Schritt haben wir uns gesagt: Wenn das unsere „Mission“ ist – wie müssen wir uns organisieren damit wir dieses Ziel erreichen?

Das Ergebnis war, dass wir das Backoffice als die Backstage-Crew von Goldpark verstehen „Wir agieren im Hintergrund und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf der BeraterInnen.“ Auch wenn unsere Arbeit oft nicht direkt sichtbar ist, versuchen wir mit Organisationstalent und planerischer Fähigkeit die administrativen Aufgaben zu erledigen, um den BeraterInnen den Rücken für das Kerngeschäft frei zuhalten.

Darüber hinaus wurde sich Zeit genommen, Schnittstellenthemen zu klären, das Aufgabengebiet des Backoffices gut von anderen Feldern wie Vorstandsassistenz und Buchhaltung abzugrenzen.

An einem gemeinsamen Goldpark-Treffen wurden allen Goldpark-Mitarbeitenden die Ergebnisse des Workshops vorgestellt, sodass auch sie einen tieferen Einblick in das Selbstverständnis und die verschiedenen Aufgaben des Backoffices erhalten konnten.

Bis heute werden regelmäßig Meetings innerhalb des Backoffice zur Reflexion genutzt, Feedback von KollegInnen aufgenommen und die Strukturen verbessert – 5 Monate später – sehen wir, dass sich der Tag gelohnt hat!